建立關聯式資料庫

一、收集完整的資料集並轉成欄位

若資料項目很多，可將之分門別類，再劃分到不同的資料表中。

二、錯誤的示範

客戶名稱欄裏，若需輸入完整的書店名稱，在很多訂單的情況下，若不小心打錯字，將造成資料查閱或計算的錯誤。這錯誤將很難查出。其他欄位也是，若每次訂書都要打所有的欄位，不僅操作煩瑣，輸入各欄位也都有出錯的可能。

三、怎樣做最佳化的分割

    要解決上述的問題，就要個資料表的正規化。

例：書籍訂單的欄位   *：代表主索引

對於分割資料表，有幾個觀念

1.          分割與主索引無關的欄位

    主索引是整筆記錄的代表(記錄中的每個欄位都相依於主索引)。而若其它欄位間也有類似索引的關係，且具有更強的相依性，以致某個欄位的值修改時，也必須去修改另一個相關的欄位，則可將此二欄位分割。

    例如：書籍名稱更改時，單價也一定要修改，所以單價與書籍名稱有更強的相關程度。這二者可分割。

    分割時，多加一個書籍編號做中介欄位，因此在訂單中要知道所訂書名及單價時，可依書籍編號到書籍資料表中尋找。

優點：輸入訂單時只要輸入訂購的書籍編號，不需輸入書籍名稱與單價，以免名稱與單價出錯。

用法：在查詢或報表時可將兩資料表整合起來就像一個一樣。

2.          分割欄位值一再重複的欄位

    上述的做法，免除了重複輸入書名與書價，但客戶名稱欄仍要一再的輸入重複的的值(客戶的數量有限，一直重複)。因此，可再分割出客戶名稱。

    優點：若客戶改名了，或有新客戶，只須在客戶資料表中更改即可。

    作法：若不知客戶、書籍的編號是多少呢？只要做個查詢即可。

3.          判斷欄位是否真的需要分割

    不是想分割就可分割。

例：通訊錄的欄位   *：代表主索引

    性別欄一再重複，但它只有男、女二項可選，欄位也短，分割了也沒意義，就不需再分割了，否則不會增加困擾。

    郵遞區號的值是由地址欄決定，但地址欄不太會重複，也不必針對這二欄位分割。

四、何謂關聯式資料庫

關聯必須由二個資料表中相同意義、相同資料類型的欄位來實現(欄位名稱不一定要相同，但一般都會設為相同)。如書籍編號或客戶編號。

Excel也有類似資料表的功能，而關聯是Access比Excel更靈活的地方。

五、關聯的種類

    資料表間的關聯有一對多、一對一、多對多三種。

Ø          一對多關聯：

資料表中的一筆記錄可對應到另一資料表中的多筆記錄。如：客戶資料表中的某客戶編號(某客戶)，可對應到訂單資料表的多筆資料(同一客戶訂購多筆)。

Ø          一對一關聯：

一筆記錄只對應到另一資料表中的一筆記錄。

員工資料可分為”可公開”與”機密”，再分別存放在二個資料表中。平時只用到可公開資料表(員工編號姓名、地址、電話)，若有特殊需要時，如計算月薪時(需員工編號、薪資、考績)，就可一對一關聯，由二個資料表中找出員工完整資料。

Ø          多對多關聯：課程資料表中，每一門課程都可對應到許多的學生，而每一個學生也都可以修許多的課程。它們之間就是「多對多」的關係。

六、資料表分析精靈

    上述都是在建立資料庫的時候需注意的事項，資料庫已使用一段時間了，還是能將資料庫的關聯性的補強。只要利用 Access  所提供的資料表分析精靈即可。它的功能有：

1.          分析資料表中那些欄位應該分割出來，以加強效能

2.          可使用自動或手動的方式分割資料表，並建立其關聯

3.          處理分割後的善後，讓先前已設計好的畫面、報表仍可用。

作法：

1.          精靈作分割：選要分析的資料表—工具/分析/資料表【—若有重複資訊(如打錯名稱，發生地址相同、供應商不同的錯誤。)會找出來。】--下一步……

2.          手動資料表的分割：精靈問其所做的資訊分組正確嗎？之視窗時，選訂單的欄位拖曳至空白處，即可增加一個分割。

註：若要改標題，直接在其上雙按滑鼠即可。

3.          設定各資料表的主索引：預設會用有”唯一編號”的欄位為主索引。若想改主索引可重設。

4.          更正資料表內的錯誤：精靈會檢查資料表的內容，找出有可能是輸入錯誤的資料的。

5.          分割後的報表、查詢：分割後查詢等都不能用了。但精靈仍會製告一個和原始資料表一模一樣的替身(可自選要不要)。